¿Cómo planificar mejor tu día de trabajo?

El tiempo, no el dinero, es nuestro recurso más valioso. Cada día, hora y minuto cuenta; por lo que definir cómo sacarle provecho a nuestro tiempo es de vital importancia si queremos ser productivos. Tenemos metas, responsabilidades y tareas por hacer, sin embargo, usualmente el día a día nos consume en todas aquellas tareas que parecen interminables. Por lo que no solo se trata de las responsabilidades y metas del día, sino del plan que tenemos detrás de cada acción para lograr nuestros objetivos. Si nos concentramos en realizar tareas sin un plan, probablemente estamos perdiendo energía y tiempo.

Entonces, ¿cómo planear y priorizar tu trabajo?

1. La lista de tareas del día
• Selecciona de manera intencionada y realista las tareas del día.
• Solemos sobreestimar la cantidad de tareas que podemos lograr en un día. La realidad es que la mayoría de las personas no somos buenas haciendo este tipo de estimaciones. Por esta razón trata de mantener tu lista de tareas más importantes del día en al menos tres.
• Presta especial atención a aquellas tareas que no logres realizar durante el día para que así puedas planificar mejor el día siguiente.
• Busca tener tus intenciones y habilidades en sintonía. No sobre-estimes tus habilidades, tampoco subestimes lo que eres capaz de hacer en un tiempo determinado.
• Algo que te puede servir es dividir cada tarea en otras más pequeñas y asignarles un momento de tu horario.
• Una herramienta para hacer eso posible es el “time-boxing”, donde en tu calendario del día defines bloques de tiempo para cada tarea.
• Si no te sirve esto, o te es muy incómodo, al menos puedes escribir tu lista de tareas en el orden en que las vas a realizar.
2. Planificación a largo plazo
• Se trata de cómo hacer seguimiento a nuestras metas a largo plazo, incluso aquellas que no tienen fecha de entrega.
• El “KANBAN Method” puede serte útil. Se trata de organizar aquellas tareas en tres listas: Por hacer (to do) / Haciendo (doing) / Hecho (done)
• Una herramienta que podría servirte es Trello. Aplicación gratuita que puedes descargar en tu celular o utilizar desde tu computadora. Te ayuda a organizar y priorizar tus tareas en tarjetas que podrás mover entre columnas para saber el estado de cada tarea.
3. Cómo priorizar
• En medio de tanto trabajo es necesario definir qué es más importante y qué puede esperar. Hacer esto de manera planificada e intencionada, alineada con tus valores e intereses, puede ayudarte a lograr tus metas.
• Puedes crear sistemas para organizarte utilizando diferentes categorías para tus tareas. Aquí te dejamos un ejemplo:
• Importante y urgente
• Importante pero no urgente
• No importante pero urgente
• No importante y no urgente

Recuerda, tu planificación debe ser una herramienta para lograr tus objetivos, alineada a tus valores y convicciones. Sí es posible hacer tiempo para lo que es realmente importante en tu vida, apartando momentos en tu calendario y así superar el ciclo donde prioridades como la familia quedan solo con nuestro tiempo residual.

Planifica tus días con intencionalidad, recordando que cada día podrás hacerlo mejor.